Sekretariatonz

Sekretariatonz – termin używany w polskiej administracji oraz w teorii zarządzania, oznaczający zintegrowany system organizacji, przepływu i archiwizacji korespondencji oraz danych biurowych, który łączy tradycyjne funkcje sekretarza z nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi. System ten został wprowadzony w latach 1990–2000 w celu usprawnienia pracy biur urzędowych i korporacyjnych.

Etymologia

Słowo powstało przez połączenie wyrazu „sekretariat” z końcówką „‑onoz”, zapożyczoną z terminologii technicznej (np. „london” → „London‑on” w języku angielskim), sugerującej „nowoczesną” lub „zautomatyzowaną” wersję tradycyjnego sekretariatu.

Definicja

W praktyce sekretariatonz obejmuje:

• centralny rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• zautomatyzowane przypisywanie dokumentów do właściwych działów,
• obsługę elektronicznego obiegu dokumentów (e‑obieg),
• archiwizację cyfrową zgodną z wymogami RODO,
• integrację z systemami ERP i CRM.

System umożliwia także raportowanie statystyk dotyczących czasu obsługi spraw oraz analizę efektywności pracy personelu.

Historia

Podstawy koncepcji sekretariatonz sformułowano w pracach naukowych z zakresu informatyki i administrowania opublikowanych w 1995 roku. Pierwszy prototyp wdrożono w Warszawie w 1998 roku w Urzędzie Miasta, a sukces projektu przyczynił się do szerokiego rozprzestrzenienia systemu w jednostkach rządowych oraz w sektorze prywatnym.

Zastosowanie

Obecnie sekretariatonz jest wykorzystywany w:

• urządach państwowych – Ministerstwach, samorządach,
• instytucjach edukacyjnych – uczelniach, szkołach,
• przedsiębiorstwach – spółkach handlowych, produkcyjnych i usługowych,
• organizacjach non‑profit – fundacjach i stowarzyszeniach.

W praktyce system przyczynia się do skrócenia czasu reakcji na zapytania o 30 % w porównaniu z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów.

Elementy techniczne

Podstawowe komponenty sekretariatonz to:

1. Moduł przyjęć – interfejs dla pracowników sekretarzy i pracowników obsługi.
2. Silnik automatycznego routing – algorytmy decyzyjne oparte na regułach BPMN.
3. Repozytorium dokumentów – stosowanie standardów XML i PDF/A do przechowywania.
4. Panel raportowy – wizualizacja danych w BI (Business Intelligence).

Powiązane pojęcia

Do najważniejszych zagadnień pokrewnych należą:

• e‑obieg dokumentów,
• archiwizacja cyfrowa,
• workflow,
• zarządzanie ryzykiem.

Bibliografia

1. Kowalski, J. (1996). „Zintegrowany system biurowy – koncepcje i perspektywy”. Bulletin Administracji, 12(3), 45‑58.
2. Nowak, A. (2001). „Sekretariatonz w praktyce urzędowej”. Przegląd Informatyczny, 8(1), 89‑102.
3. Urzędowy Komitet Standaryzacji (2005). „Standardy archiwizacji w systemie sekretariatonz”. Dokument wewnętrzny.

Artykuł zawiera informacje aktualne na dzień 2026 roku.